Публичные мессенджеры в корпоративных коммуникациях: информационный шум и проблемы безопасности
30 сентября 2024
Мы — компания Ай-Ти-Про. Внедряем сервисы и автоматизируем рабочие процессы на базе отечественного программного обеспечения.
В последние годы многие популярные и общедоступные мессенджеры стали важной частью делового общения. WhatsApp, Telegram, Viber, Мессенджер VK часто используются для организации корпоративного взаимодействия. Однако использование таких мессенджеров связано с определенными рисками.
В проблемах использования публичных мессенджеров в рабочей коммуникации разбираемся вместе с Максимом Кузьминым, руководителем команды Ай-Ти-Про.
Максим Кузьмин,
CEO Ай-Ти-Про
«Корпоративное общение и работа в настоящее время уже не разделимы. Работники заменяют почту на мессенджер, а офисный ПК на личный смартфон. Открыв смартфон можно оперативно ответить на рабочий вопрос, согласовать и отправить документ или удаленно войти в какой-либо корпоративный сервис. Однако применение публичных мессенджеров для рабочей коммуникации сопряжено с серьезными рисками, о которых нельзя забывать».
Какие недостатки есть у обычного мессенджера
Информационный шум
Обычные мессенджеры в принципе не предназначены для работы. Каналы и личные чаты мешают команде сосредоточиться на задачах. Новости, мемы, сообщения в школьных и семейных чатах затрудняют достижение целей команды.
Проблемы безопасности
В публичном мессенджере компания не контролирует безопасность данных и доступ к ним посторонних людей. Например, сами сервисы имеют доступ ко всем данным и могут их читать. Информация останется у уволенного сотрудника, который может захотеть раскрыть ее. Мессенджер может стать недоступным или потерять данные — пользователи периодически сталкиваются с глобальными сбоями в работе Telegram и WhatsApp. Например, пользовательское лицензионное соглашение WhatsApp содержит раздел про ограничение ответственности. В нем говорится, что платформа не несет ответственности за убытки пользователя «вне зависимости от причин и оснований возникновения ответственности, включая небрежность». Иными словами, платформа не заинтересована в сохранности данных пользователей.
Неудобство в работе
Типичная ситуация в простом мессенджере: обсуждение одной темы приводит к тому, что через некоторое время становится сложно отследить начало беседы. В это же время другой коллега задает новый вопрос, и в результате чат постоянно находится в состоянии хаоса.
Соблюдение законодательства
Все публичные мессенджеры не соответствуют требованиям законодательства в области защиты информации и не предназначены для обработки конфиденциальной информации. Сотрудник самостоятельно определяет, нужен ли антивирус или двухфакторная аутентификация. Отсутствие парольных политик и минимального уровня защиты информации на личных мобильных устройствах открывает большие возможности для потенциального злоумышленника.
Поэтому корпоративные коммуникации в отдельных сферах строго регламентируется: действует закон, устанавливающий прямой запрет для некоторых российских организаций использовать иностранные мессенджеры. Например, компаниям из государственного или банковского сектора нельзя передавать финансовые, личные и другие данные через Telegram, Discord, Viber и другие иностранные приложения.
Многие публичные мессенджеры имеют иностранное происхождение, вся деловая переписка хранится на серверах за рубежом, а правообладатели программного обеспечения могут налагать любые ограничения на их работу, вплоть до полной блокировки.
Плюсы корпоративного мессенджера по сравнению с обычным
Разделение личного и рабочего пространства
Когда сотрудники используют общий мессенджер, их общение с коллегами смешивается с личными беседами, новостями и развлекательными каналами. В результате рабочие чаты теряются среди остальных сообщений, и люди могут тратить время на непродуктивные занятия.
Корпоративный мессенджер обеспечивает четкое разделение личного и рабочего общения, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на задачах и выполнять их быстрее и качественнее.
Управление доступом
В универсальном мессенджере после ухода сотрудника необходимо вручную исключать его из групповых чатов. Некоторые компании надеются на то, что человек сам покинет чат. Однако он может забыть это сделать или намеренно остаться и читать переписку.
Для предотвращения утечки данных доступ к мессенджеру должен быть предоставлен только действующим сотрудникам. В корпоративных мессенджерах можно быстро отключить аккаунт уволенного пользователя, чтобы он не мог участвовать во внутренних чатах и видеть конфиденциальную информацию.
Усиленная защита внутренней информации
В универсальном мессенджере сотрудники сами заводят учетные записи. Они могут поставить простые пароли и не включить двухфакторную аутентификацию. В итоге злоумышленникам будет легче взломать аккаунты и завладеть данными компании.
В корпоративных мессенджерах защита от кибератак на порядок выше. А еще у компании есть возможность в любой момент изменять уровни доступа сотрудников к любым рабочим инструментам.
Интеграция с другими корпоративными сервисами
Корпоративные мессенджеры имеют открытые интерфейсы программирования приложений — API. Это позволяет легко добавлять в мессенджеры AI-ассистентов, инструменты для разработки или управления проектами, интегрировать мессенджеры с CRM-системами, программами 1С и другими приложения. Таким образом, компании могут адаптировать мессенджер под свои задачи, превращая его в эффективную рабочую платформу с привычными сервисами.
Настройка рабочих пространств
Просто нескольких чатов недостаточно, важно настроить командное пространство максимально комфортно. Такой подход помогает лучше структурировать и организовать рабочие процессы.
В корпоративных мессенджерах можно выделить:
Групповые и личные чаты. Командам понадобятся чаты, в которых сотрудники смогут обсуждать общие рабочие вопросы. Личные чаты тоже важны для общения один на один.
Отдельные пространства для проектов. Чаты больших подразделений, крупных проектов или работающих в удаленном формате сотрудников можно выделить в отдельные пространства. Так специализированные чаты не смешиваются с общими и не создают ненужной неразберихи.
Легкий поиск людей
В универсальных мессенджерах находить коллег довольно сложно. Чтобы написать конкретному человеку, нужно знать номер телефона или никнейм.
В корпоративном мессенджере все гораздо проще и можно легко найти коллегу, с которым раньше ни разу не пересекался. В корпоративных мессенджерах есть функция синхронизации корпоративных профилей Active Directory по протоколу LDAP. Благодаря ей сотрудники автоматически отображаются в адресной книге, и их можно найти по фамилии и имени или e‑mail.
Какой корпоративный мессенджер выбрать
Запрещать работникам использовать удобные для них мессенджеры можно, но эта мера не дает практического эффекта. Необходимо предоставить им корпоративный, сопоставимый по удобству мессенджер, который фактически будет выполнять все требования по защите информации компании. Зачастую внедрение продуктов для корпоративных коммуникаций позволяет оцифровать множество рабочих процессов и повысить уровень информационной безопасности компании.
Вот наш топ-3 корпоративных мессенджеров, которые решают все обозначенные проблемы и помогают сделать работу компаний удобной и безопасной.
Корпоративный мессенджер eXpress
Корпоративный мессенджер: обмен сообщениями и файлами внутри компании
Видеоконференции: проведение онлайн-встреч с возможностью демонстрации экрана, совместного использования файлов и чата
Почтовый клиент: работа с электронной почтой прямо в мессенджере
Smart Apps: доступ к корпоративным приложениям и информационным системам через мобильное приложение
Интеграция с CRM: возможность работать с клиентами прямо из мессенджера
Безопасность: шифрование сообщений и защита данных пользователей
Цифровое пространство Squadus
Единая цифровая платформа для совместной работы и корпоративного общения: можно общаться в чатах с коллегами, организовывать команды, каналы и обсуждения, назначать аудио- и видеоконференции из календаря почты, редактировать документы в чатах
Полный контроль над данными компании: данные из чатов, записи звонков и документы хранятся на локальных серверах компании или доверенных партнеров
Встроенные функции шифрования и защиты: шифрование соединения между всеми компонентами системы, а также между клиентом и сервером, двухфакторная аутентификация, управление доступом на устройствах и защита данных
Сервис для управления бизнес-процессами Битрикс24
Единое пространство для коммуникаций и оперативного решения рабочих вопросов: общение в мессенджере и через видеозвонки
Единое пространство для коммуникаций и оперативного решения рабочих вопросов: общение в мессенджере и через видеозвонки
Мощная платформа для видеозвонков на 100 человек прямо в бизнес-мессенджере
Постановка задач и назначение встреч прямо из чата с использованием календаря, совместного редактирования документов и корпоративного диска
CRM-система: базовый инструмент для автоматизации продаж и маркетинга. Ведение клиентской базы, все каналы продаж — телефон, сайт, почта, соцсети и мессенджеры
Бесплатное мобильное приложение: общайтесь с коллегами, ставьте лайки, закрепляйте важные сообщения, публикуйте новости в Каналах прямо со смартфона
Корпоративный мессенджер поможет не только наладить удобную коммуникацию в команде, но и оптимизирует рабочий процесс и гарантируют безопасность ваших данных. Выбирайте мессенджер, который можно настроить под потребности компании. Не игнорируйте этап тестирования, у многих вендоров для этого есть пробный период использования.
Выберите свой корпоративный мессенджер
Проведем демонстрацию и ответим на вопросы
Предоставим доступ к демо-стенду
Рассчитаем стоимость
Реализуем пилотный проект
Выполним внедрение «под ключ»